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做好“国际学术会议报告”的几点技巧(tips)[转载]
作者:冯兆东 发表时间:2015-08-03 阅读次数:1210

一、我自己的一个沉痛的教训

记得那是1988年,我在美国地质学年会的一个分会上做了一个口头报告,那是我的第一个英文口头报告。由于我的报告的科学质量低、由于透明胶片复印质量和文字质量低、由于准备的不充分和表达的极不通畅,报告的效果极差。报告前,我的导师坐在我旁边为我鼓劲。但当我讲完后,他却悄悄地溜了(显然,他是被我臊着了)。更严重的是:到了四年之后的1992年,我向美国自然科学基金会(NSF)提交了一个基金申请,一位评审在他的审稿意见中写道:“我在1988年听过申请者(Feng)的一个报告,那是一个毫无意义的和浪费听众时间的糟糕报告”。很显然,我的“轻率”报告当时让我在同行面前失去了信誉(credibility),我为此付出了沉重代价。

二、学术报告的目的是学术交流

1988年的我只想着:我报告了,我的简历上有新内容了。后来,我发现有不少年轻人正在犯着我当年的错误:为了报告而报告,为了在简历上添加新内容而报告。我有充分的经验和经历让我有信心地说:虽然一个报告只有20分钟左右,但报告的目标不低:讲述一个道理或论证一个事实。而且,你得让您的听众听懂,最好是100%地听懂。

2-1.报告的准备:

即使你的英文比较好,你的报告是需要用认真的态度和用专业的水准去准备的。你得用能给“大同行”讲懂的语言(大同行:对您讲的内容的基本背景有大致的了解和理解)去组织你的科学逻辑和语言逻辑。科学逻辑指的是科学研究的“四股”:(1) Why did you do this? (2) How did you do it? (3) What are the results? (4) What is your interpretation? 语言逻辑指的是:(1)complete (完整),(2) concise (简明扼要),(3) coherent (连贯的、合乎逻辑的)。特别需要强调的是:coherent (连贯的、合乎逻辑的)最为重要,它意味着句子中“指-代关系”是清晰的,逻辑是平稳的。记着:短短20分钟的学术报告是容不得逻辑跳跃或逻辑断层的。  

2-2.图文并茂与口头表达:

Needless to say (不用说),将您的报告内容用最简明和引人入胜的办法表达出来(PPT:幻灯片)是需要技术和技巧的。实际上,制作学术报告的PPT的技巧几乎是无穷的。每次参加会议,我发现总有人(那些熟悉制作技术的人、那些能将复杂科学问题简化的人、那些肯花时间去制作PPT的人)能用做PPT的方法使他(她)的报告效果达到最佳。PPT做好了之后,还有一件事也是同等重要的:PPT(幻灯片)上的文字与您口头语言之间的协调和平衡。假定您的英文是没有太大问题的,您必须关注的是:不要让PPT上的文字太多而使您的口头表达变得毫无意义或/和没人理会。总之,PPT的图表、PPT上的文字辅助说明、您的口头表达三者要到到“各司其职”,以达到最佳的“被听懂”和“让听众跟着您的思路走”的效果。  

2-3.英文不足够好怎么办?

不要紧的。最近我在日本参加一个国际会议时发现,那些英语并不好的日本人做的还行。第一,他们尽心尽力地准备好了他们的PPT(图文并茂,内容的深度和多寡都把握得比较好)。第二,他们(日本人)都用事先写好的稿子来报告(而不是随兴语言),而且他们大多都能做到英文发音比较准确(我怀疑:有人在报告前好好地和狠狠地练过发音的)。这就确保了他们的报告内容能够被理解。第三,他们(日本人)也时常听不懂听众的提问(多由于他们自己的英文不足够好,也有由于提问者的英文口音偏重的情形),但他们会很坦然的请求在场的英文比较好的日本同行替他们翻译的。  

2-4.怎么应对学术报告后的提问?

记着,学术报告的目的是学术交流。学术交流意味着双向的思想碰撞和流通。参加一次学术会议,特别是比较昂贵和费事的国际学术会议,您总是有两大任务的:(1)向同行展示您的成果,(2)向同行学习他们的成果。进而,您的学术报告本身也有两大任务:(1)向同行展示您的成果(您的报告部分),(2)听取同行的建议和意见(报告后的提问部分)。我再次提醒:学术研究是一个职业(与其它职业一样),所以您得职业地去对待它(学术)。我这里打个比方:一群泥瓦匠聚在一起研讨泥瓦技术时,每个泥瓦匠都会绞尽脑汁地把他自己的最新技术展示出来(除非为了技术保密)。而且,每个泥瓦匠也会谦虚地听取别人对他的批评和建议的(因为别人的批评和建议有助于他自己泥瓦技术的改进)。所以,即使是您讲得很好,即使是您将您自认为的精华部分讲出来了,您也得谦虚地听取别人的意见和批评。

您的心理准备必需是:我要借助这个难得的Q-A(提问-回答)机会将别人的智慧发掘出来,以便我的思路被开阔,以便我的研究被提高。  

三、几个常见的“应对学术报告后提问”的不可取方法

首先,我想提醒:听众坐在台下静听着您的学术报告,那是对您的最大尊重,您(报告者)就有责任让听众有所收获(听报告又不是观看文艺节目义演)。如果听众想进一步了解您的研究或想解开他的疑惑,您自然就有责任去让他进一步了解您的研究或解开他的疑惑。所以,您一定不能将提问者预先假定为“有敌意的”或“目的不纯的”。

3-1. 不能以“守势态”(defensive)回答提问:

首先,您得谦虚地和静心地听懂提问,然后给自己片刻,再用最礼貌的语言将您的理解回答给提问者。如果您很有把握:提问者是错的,您就说:我的理解是这样的:……。等您把您的道理讲完后,不仅提问者可能被说服了,而且在场的所有听众也可能被说服了。您不能用:I do not think so;  You are wrong;  I am right, 等等。还有,如果您没有听懂提问者的问题,您就说:Sorry, could you repeat, please?  或I beg your pardon.您不能说:What?  What are you saying?  

3.2. 如果您真地“被难堪了”怎么办?

除非您犯了我1988年犯的那种错误(那是不可原谅的),您的报告总有值得肯定的地方。一个报告的内容有些缺憾、缺陷、瑕疵算是正常的。有的缺憾、缺陷、瑕疵实际上您自己是知道的。如果您事先知道,您要预先准备好“可能被提问”的答案。如果提问者问到了,您就说,I did notice this problem and plan to resolve it by doing……。如果问题是出乎预料的,那也不要紧。首先您得完全听懂问题,再给您自己片刻思考。如果您仍然没有答案,您就说:It is a good question and I have no answer at this moment. Can I have your email so that I can email you my possible new findings later? 如果您被“要害地逮着了”(即:你的致命错误被指出来了),您也不要太慌。首先,您好好想想,您是不是被逮着了。如果您真地被逮着了(我说的不是您的不诚实被逮着了。如果您不诚实,那您是不可原谅的),您就说:Sorry, it seems that you are right. Thanks for pointing that out and I will try my best to amend it in my later work.  

最后,我想提醒:无论您认为您自己多么优秀或无论您在国内的学术地位多么高,在国际会议上您最好还是谦虚地和静心地去做到双向的学术交流,不要显示任何的“盛气凌人”。同样地,即使您是刚刚踏入职场的年轻学者,您也得谦虚地和静心地去做到双向的学术交流。不过,您一定要拿出您的自信来,做到“不卑不亢”。

 

原文链接:http://blog.sciencenet.cn/blog-1200905-910324.html

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